المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لشركات إدارة المرافق
المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، التي تسميها الهيئة «مرحلة الربط والتكامل»، ليست جديدة؛ فهي تُطبَّق على موجات متتالية منذ عام 2023. الجديد هو مدى اتساعها الآن: فالموجة الخامسة والعشرون خفّضت الحد السابق البالغ 375,000 ريال إلى النصف، ما يعني أن معظم شركات إدارة المرافق والنظافة والتشغيل والصيانة العاملة في المملكة أصبحت ضمن النطاق. يشرح هذا الدليل ما الذي يتغير على شركة إدارة المرافق تحديداً، وما الذي ينبغي إنجازه في الوقت المتبقي.
هل شركتي ضمن الموجة الخامسة والعشرين؟
القاعدة التي أعلنتها الهيئة واضحة: تشمل الموجة جميع المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي سنة واحدة من 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025. فالمعيار ليس إيرادات هذا العام؛ والشركة التي تجاوزت الحد مرة واحدة، في سنة شهدت عقداً كبيراً مثلاً، تبقى ضمن النطاق حتى لو انخفضت إيراداتها بعد ذلك.
وتذكر الهيئة أنها ستتواصل مباشرة مع جميع المكلفين المستهدفين في الموجة لمطالبتهم بالربط، وأنها تُبلغ كل موجة قبل ستة أشهر على الأقل من موعدها. لا تنتظروا الخطاب لتبدؤوا: فالربط نفسه يستغرق أسابيع، كما تحتاجون إلى استكمال بيانات عملائكم (انظر الخطة أدناه). أما الشركات التي شملتها موجات سابقة (الرابعة والعشرون وما قبلها) فيُفترض أنها مرتبطة بالفعل.
ما الذي يتغير فعلياً على شركة إدارة المرافق؟
اشترطت المرحلة الأولى («مرحلة الإصدار»، منذ ديسمبر 2021) إصدار الفواتير إلكترونياً مع رمز QR. وتضيف المرحلة الثانية ربطاً مباشراً مع الهيئة:
| المرحلة الأولى (الإصدار) | المرحلة الثانية (الربط والتكامل) | |
|---|---|---|
| أين تُصدَر الفواتير | أي نظام إلكتروني متوافق | حل مرتبط بمنصة «فاتورة» وله معرّف ختم تشفير (CSID) صادر من الهيئة |
| الفاتورة الضريبية للمنشآت (الشركات، جمعيات الملاك، الجهات الحكومية) | تُرسل مباشرة إلى العميل | تعتمدها الهيئة أولاً (Clearance)، ويستلم العميل النسخة المعتمدة بختم الهيئة ورمز QR الخاص بها |
| الفاتورة الضريبية المبسطة (السكان الأفراد، الأعمال العارضة) | تُصدر مباشرة | تُصدر فوراً ثم يُبلَّغ بها خلال 24 ساعة (Reporting) |
| الإشعارات الدائنة والمدينة | إلكترونية | تخضع لقواعد الفاتورة التي تعدّلها نفسها: اعتماد أو إبلاغ |
| الصيغة | إلكترونية مع رمز QR | ملف XML (أو PDF/A-3 يتضمن ملف XML)، وكل فاتورة مرتبطة بالسابقة لها برمز تجزئة |
الصف الأهم لمعظم شركات إدارة المرافق هو الثاني. ففواتيركم تذهب إلى شركات وملاك عقارات وجمعيات ملاك وجهات حكومية، أي أنها فواتير ضريبية، والفاتورة الضريبية لا تصبح سارية إلا بعد اعتمادها من الهيئة. وإذا لم يستطع نظامكم الوصول إلى منصة «فاتورة»، فلا يمكنكم إصدار الفاتورة.
أين تتعثر فوترة شركات الصيانة عادةً؟
لدى شركات الصيانة عادات في الفوترة لا تحتملها المرحلة الثانية:
- فواتير تُكتب في Excel أو Word. بعد تاريخ الربط لا تُعد فواتير ضريبية سارية؛ ويجب أن تصدر كل فاتورة من الحل المرتبط.
- فاتورة العقد الشهرية والإضافات. رسم صيانة شهري ثابت، ثم بلاغات طارئة وزيارات ومواد إضافية. كل منها فاتورة تحتاج إلى اعتماد، لذا يجب تسجيل الإضافات مع أمر العمل نفسه لا إعادة تجميعها في نهاية الشهر.
- الأعمال الإضافية المتنازع عليها. حين يرفض العميل جزءاً من الفاتورة، لا يمكنكم تعديلها أو حذفها؛ بل تُصدرون إشعاراً دائناً يشير إلى الفاتورة الأصلية، ويخضع الإشعار للاعتماد أيضاً.
- نقص بيانات العملاء. يتحقق الاعتماد من بيانات المشتري، ونقص الرقم الضريبي أو العنوان الوطني في سجل العميل يعني رفض الفاتورة وتأخر التحصيل.
- فواتير تصدر من أماكن متفرقة. حين يُصدر مشرف الموقع والمكتب الرئيسي والمحاسب فواتير من أدوات مختلفة، يتعذر الحفاظ على تسلسل واحد مترابط ومرقّم.
خطة من 8 خطوات قبل 1 فبراير 2027
- تأكدوا من النطاق. راجعوا إيراداتكم الخاضعة للضريبة لأعوام 2022 و2023 و2024 و2025؛ فإن تجاوزت أي سنة 187,500 ريال، فخططوا لموعد 1 فبراير 2027.
- حصروا كل مكان تصدر منه فاتورة اليوم، بما في ذلك الجداول والنماذج الجاهزة؛ فجميعها يجب أن تنتقل إلى حل واحد مرتبط.
- نظّفوا بيانات العملاء. الاسم النظامي والرقم الضريبي والعنوان الوطني الكامل لكل عميل من المنشآت.
- اختاروا المسار: نظام محاسبة أو تخطيط موارد يدعم المرحلة الثانية، أو مزود متخصص في الفوترة الإلكترونية، أو نظام تشغيل يُصدر الفاتورة من أمر العمل نفسه.
- حدّدوا أنواع فواتيركم: رسوم العقود الشهرية، والبلاغات الطارئة، والمواد، والمحتجزات، والإشعارات الدائنة عند النزاع، وتأكدوا أن الحل يدعمها جميعاً.
- سجّلوا الحل في منصة «فاتورة». تُنشئون رمز تحقق لمرة واحدة من البوابة، ويُستخدم لتسجيل حل الفوترة الذي يحصل على معرّف ختم التشفير (CSID). وخططوا لتجديده أيضاً.
- اختبروا قبل التشغيل. مرّروا كل نوع من الفواتير، ومنها الإشعار الدائن، عبر فحوصات الامتثال لدى الهيئة.
- انتقلوا انتقالاً نظيفاً. من يوم التشغيل أوقفوا أي فاتورة يدوية، ودرّبوا كل من يُصدر الفواتير، واحتفظوا بالأرشيف؛ فالفواتير الإلكترونية يجب حفظها وتقديمها عند الطلب.
كيف تختارون طريقة الفوترة في المرحلة الثانية؟
هناك ثلاثة مسارات شائعة، ويعتمد الأنسب منها على المكان الذي يُسجَّل فيه عملكم:
- نظام المحاسبة أو تخطيط الموارد لديكم، إن كان يدعم المرحلة الثانية وتصل إليه أعمالكم أصلاً.
- مزود متخصص في الفوترة الإلكترونية يستقبل بيانات الفاتورة ويتولى ملف XML والختم والاعتماد.
- نظام تشغيل يُصدر الفاتورة من أمر العمل، فتُبنى الفاتورة من المهمة والوقت والمواد المسجلة أصلاً.
ويسلك «مبنى»، منصة سعودية لإدارة المرافق، المسار الثالث: فالمرحلتان الأولى والثانية مدمجتان فيه، فيُرسل الفواتير الضريبية للاعتماد ويوقّع الفواتير المبسطة ويُبلغ بها، ويجتاز مساره كاملاً فحوصات الامتثال في بيئة المطورين التجريبية لدى الهيئة. وتربط كل شركة حسابها في «فاتورة» مرة واحدة برمز تحقق. وأياً كان المسار الذي تختارونه، ابدؤوا بتنظيف البيانات الآن؛ فهي الخطوة الأطول. وللاطلاع على الصورة الأشمل لإدارة المرافق في نظام واحد، انظروا مقالات مبنى.
الأسئلة الشائعة
هل تنطبق الموجة الخامسة والعشرون إذا كانت إيراداتي هذا العام أقل من 187,500 ريال؟
قد تنطبق. فالموجة مبنية على الإيرادات الخاضعة للضريبة في أي سنة واحدة من 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025. وإذا تجاوزت أي سنة منها 187,500 ريال، فإن موعد 1 فبراير 2027 ينطبق عليكم أياً كانت إيرادات هذا العام.
هل الفواتير الموجهة إلى السكان الأفراد فواتير مبسطة؟
في الغالب نعم: الفاتورة الموجهة إلى فرد غير مسجل في ضريبة القيمة المضافة فاتورة ضريبية مبسطة. وفي المرحلة الثانية تُصدرونها فوراً وتُبلغون الهيئة بها خلال 24 ساعة، بدلاً من انتظار الاعتماد.
هل يمكنني الاستمرار في إصدار الفواتير من Word أو Excel بعد تاريخ الربط؟
لا. من تاريخ الربط، يجب أن تصدر الفواتير الضريبية من حل مرتبط بمنصة «فاتورة»، وبالصيغة التي حددتها الهيئة، وأن تُعتمد أو يُبلَّغ بها. والمستند المكتوب في Word أو Excel لا يُعد فاتورة ضريبية سارية في المرحلة الثانية.
هل تمنح الهيئة شهادة اعتماد لبرامج الفوترة الإلكترونية؟
تضع الهيئة الالتزام على المكلف بدلاً من اعتماد المنتجات. ويُفحص حلّكم عند تسجيله: إذ يجب أن يجتاز فحوصات الامتثال قبل حصوله على ختم الإنتاج. اطلبوا من أي مزود أن يُريكم هذا المسار يعمل فعلياً.
كيف أعدّل فاتورة يعترض عليها العميل؟
لا تُعدَّل الفاتورة المعتمدة ولا تُلغى. بل يُصدر إشعار دائن يشير إلى الفاتورة الأصلية، ويمر بالاعتماد أو الإبلاغ نفسه الذي مرت به الفاتورة، ثم تُصدر فاتورة جديدة بالمبلغ المتفق عليه عند الحاجة.